In Situationen, in denen sich Mitarbeitende oder Dritte bei Schwierigkeiten oder Problemen nicht an den Ansprechpartner innerhalb der J. Müller Unternehmensgruppe wenden möchten, besteht die Alternative, einen Vertrauensanwalt zu kontaktieren. Themen, bei denen der Vertrauensanwalt als Ansprechpartner fungieren kann, sind z.B.:
• Diebstahl, Betrug
• Diskriminierung
• Fehlverhalten
• Korruption
• Mobbing
• sexuelle Belästigung
• Verstöße gegen Arbeitssicherheitsrichtlinien, Datenschutzvorgaben, Qualitätssicherheitsrichtlinien oder Umweltschutzvorgaben
• Weitergabe vertraulicher Informationen
Vertrauensanwalt der J. Müller Unternehmensgruppe
Ein Vertrauensanwalt ist eine unabhängige Vertrauensperson, an die sich Mitarbeitende und Dritte wenden können, wenn sie Hinweise auf Unregelmäßigkeiten im Unternehmen geben möchten. Vertrauensanwalt für die J. Müller Unternehmensgruppe ist Herr Dr. Carsten Thiel von Herff. Herr Thiel von Herff ist unparteiischer Rechtsanwalt und besitzt umfassende Erfahrungen als Vertrauensanwalt für verschiedene bekannte Unternehmen.
Vorgehen bei Hinweisen
Sobald ein Hinweis beim Vertrauensanwalt eingegangen ist, prüft dieser den Hinweis auf Plausibilität. Falls sich ein Verdacht auf eine Verletzung von Strafgesetzen oder ein Verstoß gegen interne Verhaltensregeln – beispielsweise gegen die Verhaltensrichtlinien der J. Müller Unternehmensgruppe ergibt, leitet er unter Absprache mit dem Hinweisgeber den Hinweis, ggf. auch anonymisiert, an die J. Müller Unternehmensgruppe weiter. Der Vertrauensanwalt begleitet den Vorgang, während die J. Müller Unternehmensgruppe eine Untersuchung des übermittelten Sachverhalts veranlasst. Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung inkorrekter Geschäftspraktiken erfolgen gemeinsam mit dem Vertrauensanwalt. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber hierüber im Rahmen des rechtlich Möglichen informiert. Zusätzlich kann sich der Hinweisgeber jederzeit über den Stand des Vorgangs erkundigen.
Anonymität und Schutz des Hinweisgebers
Zu jedem Zeitpunkt ist die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet, soweit dies gewünscht wird. Es ist deshalb grundsätzlich möglich, dass Hinweise durch den Vertrauensanwalt anonym an die J. Müller Unternehmensgruppe weitergeleitet werden. Sämtliche Kommunikation erfolgt dann im Weiteren über den Vertrauensanwalt, der der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegt.
Der Schutz des Hinweisgebers ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Bearbeitung der Anliegen. Der Hinweisgeber ist vor allem dadurch geschützt, dass jede gegen ihn gerichtete Vergeltungshandlung nicht toleriert wird.
Dem Wunsch des Hinweisgebers nach dem Schutz seiner Identität steht das Interesse der von dem Hinweis betroffenen Personen an der Offenlegung des Sachverhaltes entgegen. Deshalb wird ein bewusster Missbrauch der Möglichkeit, Beschwerden und Hinweise abzugeben, nicht toleriert. Der Vertrauensanwalt darf bei einem vorsätzlichen Missbrauch des Hinweisgebersystems die Identität des Hinweisgebers gegenüber dem Unternehmen ausnahmsweise offen legen.
Ergänzungen
• Der Vertrauensanwalt stellt eine zusätzliche Möglichkeit für die Abgabe von Hinweisen dar. Seine Aufgabe lässt die weiteren Regelungen über Beschwerden und Hinweise unberührt.
• Die Inanspruchnahme des Vertrauensanwaltes ist für den Hinweisgeber kostenfrei.
Kontakt
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Ombudsmann
Loebellstraße 4
33602 Bielefeld
Telefon: 0521 557333-0
Fax: 0521 557333-44
Mobil: 0151 58230321
E-Mail: vertrauensanwalt@thielvonherff.de
Hinweisgeber können ihre Hinweise schriftlich (E-Mail, Brief, Fax), telefonisch oder persönlich an Vertrauensanwalt (Ombudsmann) Herrn Thiel von Herff übermitteln.